电子信箱，同我们以往见到的邮政信箱迥然不同。简单来说，电子信箱可以看作是电脑化的邮政信箱。电子信箱系统的主机是邮局或通信服务公司的电子计算机，它的大容量储存器用来作为用户的“信箱”，也就是在存储器内划出一个个区域，作为用户存储电子邮件的信箱，主机再分配给每位用户一个注册密码，它便是打开各个信箱的钥匙。
用户具备一部程控电话、一台个人电脑或电传机便可。